PRIVATLIV

Privatlivspolitik

Version 2026-09-10b · Gældende fra 10. september 2026

RenTjek leveres af Holmstad Group ApS, CVR 44303663, Vesterlundvej 218, 8600 Silkeborg. Henvendelser om personoplysninger sendes til kontakt@rentjek.dk. Denne politik gælder for hjemmesiden rentjek.dk og for brugerne af produktet.

1. Hvem er ansvarlig for hvad

1.1 Rengøringsfirmaet, der opretter opgaver, tager billeder og deler rapporter, bestemmer formålet med den dokumentation. Firmaet er dataansvarlig for det materiale, og Holmstad Group ApS er databehandler, som behandler materialet efter firmaets instruks og en databehandleraftale.

1.2 For firmaets egen konto hos os, altså kontaktoplysninger, medlemskab, indstillinger og betaling, og for besøgende på hjemmesiden, er Holmstad Group ApS selv dataansvarlig.

1.3 Hele databehandleraftalen med bilag A til D står på rentjek.dk/databehandleraftale. Bilag B er listen over underdatabehandlere med land og overførselsgrundlag, og bilag C er de sikkerhedsforanstaltninger, der er i drift.

1.4 Aftalen accepteres i produktet af firmaets ejer sammen med handelsbetingelserne, og produktet nægter at oprette kunder, adresser, opgaver og billeder, før det er sket. Så er den dokumenterede instruks på plads, før der behandles en enkelt oplysning. Vi gemmer, hvilken udgave der blev accepteret, hvornår og af hvilken brugerkonto, men ikke IP-adresse eller browseroplysninger. Den gældende udgave er 2026-09-10b.

1.5 Er du kunde hos et rengøringsfirma og har spørgsmål til, hvorfor der er taget billeder hos dig, eller hvad rapporten indeholder, skal du kontakte rengøringsfirmaet. Vi videresender din henvendelse til det rette firma, når vi kan identificere det sikkert.

2. Hvilke oplysninger behandles

2.1 Besøger du kun hjemmesiden, behandler vi ingen personoplysninger om dig ud over det, der er nødvendigt for at levere siden sikkert. Der er ingen statistik, ingen annoncering og ingen sporing på rentjek.dk.

2.2 Ved oprettelse og brug af produktet behandler vi navn, mailadresse, firmaoplysninger, medlemskab og de indstillinger, firmaet vælger. Login sker med en engangskode, som sendes til din mailadresse, så vi behandler din mailadresse for at kunne sende den kode.

2.3 Vi registrerer de tekniske oplysninger, der er nødvendige for sikkerhed og fejlsøgning, som tidspunkt, fejltype, session og begrænset IP-information. Ved support behandler vi det, du sender os.

2.4 I dokumentationen behandles opgavens kunde og adresse, tjeklistens punkter og eventuelle afvigelser samt billederne fra opgaven. Billederne saneres, før de gemmes: EXIF, GPS og XMP fjernes, og orienteringen rettes. Der er ingen positionssporing af medarbejdere og ingen automatisk bedømmelse af rengøringskvalitet i produktet.

2.5 Adgangsoplysninger til en bolig, for eksempel en nøgleboks eller en dørkode, kan skrives på opgaven af ejeren. De ses kun af ejeren og den medarbejder, opgaven er tildelt, og de kommer aldrig med i rapporten, i PDF-filen eller i kundeportalen.

2.6 Abonnementsbetaling håndteres af Stripe. Vi modtager betalingsstatus og fakturareferencer og gemmer ikke fulde kortoplysninger.

2.7 Vi bruger ikke billeder eller rapporter til markedsføring, til demonstrationer eller til at træne AI-modeller.

3. Formål og grundlag

3.1 Kontoadministration og levering af tjenesten sker for at opfylde aftalen med virksomheden, og for den enkelte bruger på grundlag af vores legitime interesse i at kunne levere og administrere virksomhedens aftale.

3.2 Sikkerhed og nødvendig fejlsøgning sker ud fra en legitim interesse i at beskytte tjenesten og dens brugere.

3.3 Behandling af betalings- og regnskabsoplysninger sker for at administrere aftalen og for at opfylde de regnskabsregler, der gælder for os.

3.4 Sender vi nyhedsbreve eller anden markedsføring, sker det kun med et frivilligt samtykke, som du kan trække tilbage. Der sendes ikke markedsføring i dag.

4. Hvor data ligger

4.1 Database, login og private filer ligger hos Supabase i regionen eu-west-1, Irland. Webproduktet og PDF-genereringen kører hos Vercel i regionen Dublin, samme geografiske område.

4.2 Supabase, Vercel, Stripe og Resend er de underdatabehandlere, der er i brug i dag. Engangskoden til login, invitationsmails, velkomstmails og varsler sendes fra 11. september 2026 gennem Resend, som er valgt som mailleverandør og verificeret i regionen eu-west-1, Irland. Se databehandleraftalens bilag B for de nærmere oplysninger om Resend.

4.3 Nye eller udskiftede underdatabehandlere varsles mindst 30 dage før, de får adgang, og firmaet kan gøre saglig indsigelse inden.

4.4 Et valg af EU-hosting betyder ikke i sig selv, at al support- og driftsadgang ligger i EU eller EØS. Sker der behandling eller adgang uden for EU og EØS, står det i bilag B sammen med grundlaget for overførslen, som for de amerikanske koncerner er leverandørens standardkontraktbestemmelser.

5. Hvor længe data gemmes

Du vælger en opbevaringsfrist for fotos på 30, 90, 180 eller 365 dage. Fotos slettes automatisk efter fristen, regnet fra afleveringen. Rapportens PDF opbevares i 5 år.

De to frister er selvstændige, og begge er et bevidst produktvalg, ikke et branchekrav:

• Billeder, originaler og miniaturer. Fristen vælges i firmaets indstillinger og gælder fra opgavens godkendelse. Standardfristen er 365 dage.
• PDF-rapporten, inklusive de miniaturer den indeholder, følger sin egen frist uanset den valgte fotofrist. Rapporterne opbevares i 5 år. Efter en opsigelse kan firmaet hente dem i portalen i 30 dage, og derefter ved at skrive til support@rentjek.dk inden for de 5 år. Kundekontakten, rapporten er delt med, henter den gennem sit eget login i kundeportalen.

Grunden til de 5 år er, at rapporten er selve dokumentationen, hvis der senere kommer en tvist eller en forsikringssag. Den almindelige forældelsesfrist er 3 år, og fristen her er sat med en margen oven i. Det er ikke en påstand om, at rapporten er lovpligtigt regnskabsmateriale. RenTjek udsteder ikke fakturaer, og rengøringsfirmaets egen bogføring ligger i firmaets eget regnskabssystem.

Adgangen fra en enkelt invitation udløber som standard efter 7 dage og er noget andet end opbevaringsfristerne ovenfor. Kontooplysninger slettes normalt senest 30 dage efter, at aftalen er afsluttet, medmindre konkrete oplysninger skal bevares på et andet grundlag. Sikkerhedslogs gemmes 30 dage. Backupkopier udfases senest 35 dage efter den primære sletning. En rapport, en modtager allerede har hentet ned til sin egen computer, er uden for vores kontrol.

6. Dine rettigheder

6.1 Du kan efter reglerne bede om indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig, og om at få dem rettet, slettet eller behandlingen begrænset. Du kan bede om at få dine oplysninger udleveret i et almindeligt format, og du kan gøre indsigelse mod en behandling, der sker ud fra en legitim interesse. Hvilke rettigheder der kan bruges, afhænger af grundlaget for den enkelte behandling.

6.2 Vi kan bede om passende identitetskontrol, før vi svarer, og vi svarer inden en måned efter, at vi har modtaget anmodningen.

6.3 Handler henvendelsen om dokumentation, hvor vi er databehandler, hjælper vi det ansvarlige rengøringsfirma med at behandle den, og vi svarer ikke på firmaets vegne uden dets instruks.

6.4 Du kan klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, hvis du er utilfreds med, hvordan dine personoplysninger behandles. Datatilsynets kontaktoplysninger står på datatilsynet.dk.

7. Sikkerhed

Det, der er i drift i dag:

• Adgangen er adskilt pr. firma i databasen og kontrolleres på serveren for hver forespørgsel, ikke ved at skjule knapper i brugerfladen.
• Filer ligger i private lagre og hentes gennem serveren, ikke via åbne links.
• Login sker med en engangskode, som sendes til din mailadresse, så der ikke findes en adgangskode, der kan blive genbrugt et andet sted.
• EXIF, GPS og XMP fjernes fra billederne, før de gemmes.
• Trafikken kører krypteret, og data hos Supabase og Vercel er krypteret som en del af leverandørernes standardopsætning.

Hele listen, også det der endnu ikke er bygget, står i databehandleraftalens bilag C.

8. Cookies

8.1 RenTjek bruger de cookies, der er nødvendige for at holde dig logget ind og beskytte tjenesten. Der er ingen cookies til statistik eller annoncering, og derfor er der ikke noget samtykke at give eller trække tilbage.

8.2 Tages et værktøj til statistik i brug senere, kræver det en samtykkeløsning og en opdatering af denne politik, før det slås til.

9. Ændringer og kontakt

9.1 Væsentlige ændringer i denne politik meddeles, før nye formål tages i brug. Ændres databehandleraftalen, får den en ny udgavebetegnelse, og firmaets ejer skal acceptere den nye udgave i produktet.

9.2 Spørgsmål om privatliv sendes til kontakt@rentjek.dk. Vilkårene for selve abonnementet står i handelsbetingelserne, og aftalen om vores behandling på firmaets vegne i databehandleraftalen.